关于做好2012届下半年毕业生离校工作的通知

各学院、直属系，各有关单位：

为确保我校2012届下半年毕业生离校工作顺利开展，现将2012届下半年毕业生离校工作的有关事项通知如下：

一、 做好毕业生鉴定工作

（一）本科毕业生填写《高等学校毕业生登记表》和《中山大学学生奖惩情况表》，学历教育研究生填写《毕业研究生登记表》，非学历教育研究生填写《中山大学在职攻读硕士学位人员完成学业鉴定表》（以下简称《毕业生登记表》、《鉴定表》）。

（二）《毕业生登记表》、《鉴定表》和《奖惩情况表》中的院系意见栏由院系负责毕业生工作的书记或副书记组织老师认真如实填写。

（三）由学生处负责填写《毕业生登记表》、《奖惩情况表》中的学校意见，研究生管理处负责填写《毕业研究生登记表》、《鉴定表》中的学校意见，并对其他各项进行审核。学生处和研究生院管理处将审核完毕的《毕业生登记表》、《鉴定表》、《奖惩情况表》发回各院系，由院系在整理毕业生档案时归档。

二、毕业生离校手续办理

（一）毕业生须于2013年1月5日前离校。各院系负责毕业生工作的老师要深入到毕业生中去，及时处理各种问题，督促毕业生按规定时间离校，确保毕业生离校工作顺利完成。

（二）统一布置毕业生办理离校手续的工作。

1．12月12日至19日是各单位离校信息系统数据预处理时间，所有数据预处理须于12月20日前完成。

12月20日至28日是毕业生办理离校手续的时间，2012届下半年毕业生离校手续通过离校信息系统完成。离校信息系统由网络与信息技术中心进行开发、维护、人员培训及其他技术支持。离校信息系统学生端口将于12月20日正式开通。

毕业生须在规定的时间内（节假日除外）到相关部门办理相关手续。2012届下半年毕业生（含定向生、委培生）须登录离校信息系统：http://ecampus.sysu.edu.cn/lxxt，所有必须完成的项目都是“√”后到所在院系签收领取毕业证、学位证书。凡未按离校信息系统设置的项目办理完手续的毕业生，暂不发放毕业证、学位证书。如特殊情况不能够网上完成的，可凭相关部门出具的证明办理离校。

2．党员组织关系需转到省外的，毕业生首先到各二级党委、党总支开具到“广东省委教育工委组织处”的组织关系介绍信，再由各二级党委（党总支）统一到校党委组织部（南校区中山楼616室）办理党组织关系转出省外手续；组织关系留在省内的，学生以支部为单位到各二级党委、党总支开具党组织关系介绍信即可。办理暂缓就业毕业生的预备党员材料须由院系党委（党总支）保管。

3. 未清还图书资料的毕业生须到各校区图书馆、各院系图书馆办理归还图书资料手续。研究生在答辩完毕后，还须向学校图书馆提交电子版学位论文，可直接通过网上提交，网址为http://library.sysu.edu.cn/web/guest/lwtj，无局域网限制。

按学校统一部署，图书馆将在12月12日停止2012届下半年毕业生的借书权限。对答辩未通过而需延期毕业的学生，图书馆将在12月31日后，统一恢复其借书权限。

4. 毕业生团组织关系转出须以团支部为单位到所在院系团委办理。

5．尚未还清国家助学贷款的毕业生，须与相关银行签订还款确认书或展期还款协议，并按照协议要求按时还款，也可一次性提前还款。

6．办理在校学生婚育证明的毕业生，首先下载《中山大学毕业生婚育证明卡》，签署院系意见后，以院系为单位，分别到南校区计生办（486栋102室）、北校区计生办（办公楼前座209室）办理中山大学毕业生婚育证明。

《中山大学毕业生婚育证明卡》可在离校系统（或在人事处网站http://rsc.sysu.edu.cn/Soft/totalmanage/List_1.html处）下载，已婚女学生须持近期查孕查环检查报告方可办理婚育证明。

7. 学生证注销到所在院系统一办理。

8. 毕业生须于12月20日至27日交清在校期间所有的水电费；离校前须办理退宿手续，办理地点为各校区后勤办或学生宿舍管理中心。毕业生于2013年1月5日前必须离校。

9. 12月27日前，欠缴学杂费的毕业生将所欠费用存入学校发放的用于代扣学杂费的银行卡，财务处定期定时统一划扣。学生如不慎遗失银行卡，应尽快到对应银行办理挂失和补换卡手续，并持新补换的银行卡和本人有效证件到所在校区校园卡与收费服务部作关联登记手续，以便学校成功划扣所欠费用。

12月28日后，仍有欠费的毕业生可到所属校区校园卡与收费服务部办理缴费手续。

10. 2012届下半年毕业的研究生，凡是在学校财务有借款未还情况，必须在12月27日前在财务与国资管理处的网上报销与经费查询系统或者相应校区核算科室办理借款还清手续；如由于客观因素确实无法清还借款的，须在12月27日前办理好借款责任人或经办人的变更手续。（注：借款责任人或经办人变更手续办理方法请登录“财务处主页—业务指南—部门业务—暂付款催报”查看）
12月27日后办理完借款冲账手续的研究生，请直接联系财务与国资管理处会计管理科王聪娟老师（中山楼207室，联系电话：84114299）更改“离校系统”的借款状态，才能最后办理相应离校手续。

11. 广州市城镇职工基本医疗保险与学生参加的城镇居民基本医疗保险待遇不同，两者不能兼参。为方便已参保的2012届下半年毕业生(本科生、研究生)到工作单位购买广州市城镇职工基本医疗保险， 2013年1月15日前可到学校公费医疗管理办公室办理城镇居民医疗保险停保核销手续。

毕业生已发生的普通门（急）诊费用报销到各学校区学生医保报销办公室办理，时间截至2013年1月15日。毕业生居民医保卡无须上交，妥善保存。毕业生到工作单位参加广州市城镇职工基本医疗保险，仍沿用原居民医保卡。

12. 延期毕业学生（统分统招）自毕业之日算起，三个月之内到南校区、北校区就业指导中心办理派遣手续。如毕业时间超过三个月，又不办理相关派遣手续的，则不给予办理去用人单位派遣手续，毕业生户口、档案回生源地。

（三）12月28日全天，发放毕业证书、学位证书，具体时间按相关单位的通知。

在发放毕业证、学位证前，各院系须安排专人负责离校系统，认真核对毕业生离校手续是否办理完毕，原则上未办理离校手续的学生不允许发放相关证件。

（四）各院系应收齐毕业生应归入档案的材料并及时移交至学生档案室。《毕业生登记表》、《奖惩情况表》、获奖情况证明、硕博连读或提前改博学习证明、党团员材料、成绩单、学位通知书和《国家助学贷款合同》等是归档重要材料。

二〇一二年十二月十七日